Agile Latam – Capítulo 7: Evitando malentendidos básicos en remoto

En este séptimo capítulo de Agile Latam Ettiane Salamanca y Valentina Navarrete nos presentan distintos consejos para evitar malentendidos en los equipos que se encuentran trabajando en remoto. Basados en el curso “Working Together Anywhere” de Collaboration Superpowers, hablaremos sobre el cambio de mindset que hemos venido viviendo sobre nuestros trabajos, reflexionaremos sobre los obstáculos que se presentan hoy en día con el trabajo en remoto y cómo podemos crear acuerdos de trabajo en equipo que disminuyan estas problemáticas. Por último, analizaremos cómo podemos comprometer de mejor manera a las personas en las reuniones y cómo podemos entregar feedback de manera efectiva, todo esto con algunos consejos y herramientas concretas ¡todo para que lo puedas poner en práctica!

Hoy más que nunca es muy relevante contar con herramientas que faciliten nuestro trabajo diario en remoto, es importante contar con una buena conexión a internet y una buena calidad de imagen para conectar con otros a través de la pantalla. Algunas herramientas que pueden facilitar tu trabajo en remoto y que te presentamos en el podcast para utilizar con tus equipos en remoto son: 

  • Sococo
  • RUMI
  • Beam PRO   

El Proyecto Aristóteles buscaba conocer en detalle la fórmula magistral de los equipos estrella y replicar los efectos en otros grupos de trabajo como modelo. En la búsqueda de los factores de éxito en los equipos, los expertos se enfocaron en lo que se conoce como ‘normas grupales’. Las normas son los estándares de comportamiento y las reglas no escritas que gobiernan cuando nos juntamos con otras personas.

Las 5 claves que logran definir en el Proyecto Aristóteles son las siguientes:

  1. Seguridad psicológica: Los miembros del equipo se sienten seguros para tomar riesgos y mostrarse vulnerables frente a otros miembros. 
  2. Confianza: los miembros del equipo terminan sus compromisos a tiempo y logran alcanzar los niveles de excelencia de Google. 
  3. Estructura y claridad: los miembros del equipo tienen roles definidos, planes y metas. 
  4. El significado del trabajo: el trabajo es importante de manera personal para cada miembro. 
  5. El impacto del trabajo: los miembros del equipo piensan que su trabajo es importante y aportan a crear cambios.  

En línea para lograr crear confianza en el equipo, existen algunas herramientas que pueden facilitar un poco este camino, sobre todo cuando estamos en remoto: 

  • Trello: tableros de equipo
  • Miro: creación de tableros y paneles de equipo
  • Mural: esta herramienta es muy útil a la hora de realizar talleres en remoto, cuenta con timer, creación de post-its, creación de distintos paneles, agregar una guía de facilitación, entre otras funcionalidades.

Algunas pizarras virtuales y tableros que puedes utilizar

Otra herramienta que podría ser útil para ti y tu equipo es “ICC Workflow” (“Flujo de trabajo ICC”) creada por Phil Montero para dejar por escrito algunos acuerdos de equipo en torno a 3 dimensiones:

  • Información: ¿qué tipo de información necesitamos compartir?
  • Comunicación: ¿cómo nos vamos a comunicar entre nosotros?
  • Colaboración: ¿cómo sabremos en qué tareas se está trabajando? 

¡Puedes agregar cuantas otras dimensiones sean necesarias para ustedes, este es un buen punto de partida!

Cuando estamos trabajando en remoto muchas veces se crea más distancia o poco entendimiento en nuestras reuniones, ¿cómo podemos asegurarnos que las personas están comprometidas con este espacio? A continuación, te presentamos las 3 claves que revisamos en nuestro capítulo:   

La primer clave tiene que ver con definir máximo un propósito por reunión para que de esta manera nos sea más fácil mantener el foco en la sesión. Evalúa si el propósito de la reunión es adecuado para llevarlo en una reunión en remoto, pregúntate cuál es el outcome deseado de esta reunión y define algunos criterios de éxito para que tu y los asistentes tengan conocimiento de que el objetivo fue logrado y si no fue así, definan qué acciones van a llevar a cabo. Algunos ejemplos de propósito son: coordinación, recolección de datos, realizar una lluvia de ideas, tomar decisiones sobre alguna temática, evaluar la comunicación del equipo, compartir conocimiento y aprendizajes y revisión de estrategia.  

La segunda clave tiene que ver con dejar de considerar las reuniones como un evento único y comenzar a trabajarlas como procesos. Algunas ideas que te pueden ayudar a lograr este objetivo es dividir en 3 “escenas” la reunión, puedes enviar algún trabajo previo (pre-work) ya sea una lectura sobre un documento, un MURAL donde las personas deben vaciar algunas ideas o realizar encuestas para recopilar información. Esto no solo nos ayuda a generar un compromiso previo si no que también nos permite ganar tiempo en la reunión (sobre todo cuando es complicado encontrar espacio en las agendas de un gran número de personas al mismo tiempo) para que las dudas sean resueltas de manera previa y así la conversación es más fluida ya que existe un alineamiento, todos saben por qué están ahí y por qué es importante su participación en este proceso. 

También es importante poder enviar información una vez finalizada la reunión o taller, puede ser una digitalización de los resultados, una encuesta de feedback o algún correo de contacto en caso de que alguna persona se haya quedado con alguna duda o algún tema crítico sin comentar.  

Finalmente, la tercera clave tiene que ver con “Dar vuelta el contenido”, sé creativo e intenta utilizar métodos asíncronos, identifica qué información puede ser discutida o entregada de manera asíncrona y qué información es necesaria discutirla de manera síncrona. 

  1. Síncrono/Al mismo tiempo: este tipo de información es ideal para crear interacción y discusión. Es necesario dejar un espacio para resolver la problemática. 
  1. Asíncrono/En cualquier minuto: ideal para presentaciones y compartir contenido, este contenido puede estar en línea. Esta información puede ser leída, vista y reflexionada en cualquier minuto previo a la reunión.   

Ya finalizando este capítulo, algo que recalcamos cuando hablamos de trabajo en remoto tiene que ver con demostrarle al equipo lo valioso que son para mi como líder o como pares de trabajo. “Mostrar aprecio puede elevar la moral. Pero más importante, no demostrar aprecio puede disminuir la moral del equipo”, como veíamos al inicio de este capítulo, una de las 5 claves de los equipos de alto rendimiento tiene que ver con la percepción que los miembros de un equipo tienen sobre el impacto del trabajo que ellos realizan. 

Es por esto, que hoy más que nunca las Retrospectivas toman un rol fundamental en medio de esta crisis, poder crear ese espacio de seguridad psicológica donde cada miembro puede decir lo que siente y donde el equipo busca un plan de acción para la búsqueda de la mejora continua. Una herramienta que puedes utilizar para llevar tus Retrospectivas es “Retrium”, es bastante sencilla y cuentas con timer, una sección de creación de planes de acción y votaciones. 

Muchas gracias por visitarnos.

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