Agile Latam – Cap铆tulo 7: Evitando malentendidos b谩sicos en remoto

En este s茅ptimo cap铆tulo de Agile Latam Ettiane Salamanca y Valentina Navarrete nos presentan distintos consejos para evitar malentendidos en los equipos que se encuentran trabajando en remoto. Basados en el curso 鈥淲orking Together Anywhere鈥 de Collaboration Superpowers, hablaremos sobre el cambio de mindset que hemos venido viviendo sobre nuestros trabajos, reflexionaremos sobre los obst谩culos que se presentan hoy en d铆a con el trabajo en remoto y c贸mo podemos crear acuerdos de trabajo en equipo que disminuyan estas problem谩ticas. Por 煤ltimo, analizaremos c贸mo podemos comprometer de mejor manera a las personas en las reuniones y c贸mo podemos entregar feedback de manera efectiva, todo esto con algunos consejos y herramientas concretas 隆todo para que lo puedas poner en pr谩ctica!

Hoy m谩s que nunca es muy relevante contar con herramientas que faciliten nuestro trabajo diario en remoto, es importante contar con una buena conexi贸n a internet y una buena calidad de imagen para conectar con otros a trav茅s de la pantalla. Algunas herramientas que pueden facilitar tu trabajo en remoto y que te presentamos en el podcast para utilizar con tus equipos en remoto son: 

  • Sococo
  • RUMI
  • Beam PRO   

El Proyecto Arist贸teles buscaba conocer en detalle la f贸rmula magistral de los equipos estrella y replicar los efectos en otros grupos de trabajo como modelo. En la b煤squeda de los factores de 茅xito en los equipos, los expertos se enfocaron en lo que se conoce como 鈥榥ormas grupales鈥. Las normas son los est谩ndares de comportamiento y las reglas no escritas que gobiernan cuando nos juntamos con otras personas.

Las 5 claves que logran definir en el Proyecto Arist贸teles son las siguientes:

  1. Seguridad psicol贸gica: Los miembros del equipo se sienten seguros para tomar riesgos y mostrarse vulnerables frente a otros miembros. 
  2. Confianza: los miembros del equipo terminan sus compromisos a tiempo y logran alcanzar los niveles de excelencia de Google. 
  3. Estructura y claridad: los miembros del equipo tienen roles definidos, planes y metas. 
  4. El significado del trabajo: el trabajo es importante de manera personal para cada miembro. 
  5. El impacto del trabajo: los miembros del equipo piensan que su trabajo es importante y aportan a crear cambios.  

En l铆nea para lograr crear confianza en el equipo, existen algunas herramientas que pueden facilitar un poco este camino, sobre todo cuando estamos en remoto: 

  • Trello: tableros de equipo
  • Miro: creaci贸n de tableros y paneles de equipo
  • Mural: esta herramienta es muy 煤til a la hora de realizar talleres en remoto, cuenta con timer, creaci贸n de post-its, creaci贸n de distintos paneles, agregar una gu铆a de facilitaci贸n, entre otras funcionalidades.

Algunas pizarras virtuales y tableros que puedes utilizar

Otra herramienta que podr铆a ser 煤til para ti y tu equipo es 鈥淚CC Workflow鈥 (鈥淔lujo de trabajo ICC鈥) creada por Phil Montero para dejar por escrito algunos acuerdos de equipo en torno a 3 dimensiones:

  • Informaci贸n: 驴qu茅 tipo de informaci贸n necesitamos compartir?
  • Comunicaci贸n: 驴c贸mo nos vamos a comunicar entre nosotros?
  • Colaboraci贸n: 驴c贸mo sabremos en qu茅 tareas se est谩 trabajando? 

隆Puedes agregar cuantas otras dimensiones sean necesarias para ustedes, este es un buen punto de partida!

Cuando estamos trabajando en remoto muchas veces se crea m谩s distancia o poco entendimiento en nuestras reuniones, 驴c贸mo podemos asegurarnos que las personas est谩n comprometidas con este espacio? A continuaci贸n, te presentamos las 3 claves que revisamos en nuestro cap铆tulo:   

La primer clave tiene que ver con definir m谩ximo un prop贸sito por reuni贸n para que de esta manera nos sea m谩s f谩cil mantener el foco en la sesi贸n. Eval煤a si el prop贸sito de la reuni贸n es adecuado para llevarlo en una reuni贸n en remoto, preg煤ntate cu谩l es el outcome deseado de esta reuni贸n y define algunos criterios de 茅xito para que tu y los asistentes tengan conocimiento de que el objetivo fue logrado y si no fue as铆, definan qu茅 acciones van a llevar a cabo. Algunos ejemplos de prop贸sito son: coordinaci贸n, recolecci贸n de datos, realizar una lluvia de ideas, tomar decisiones sobre alguna tem谩tica, evaluar la comunicaci贸n del equipo, compartir conocimiento y aprendizajes y revisi贸n de estrategia.  

La segunda clave tiene que ver con dejar de considerar las reuniones como un evento 煤nico y comenzar a trabajarlas como procesos. Algunas ideas que te pueden ayudar a lograr este objetivo es dividir en 3 鈥渆scenas鈥 la reuni贸n, puedes enviar alg煤n trabajo previo (pre-work) ya sea una lectura sobre un documento, un MURAL donde las personas deben vaciar algunas ideas o realizar encuestas para recopilar informaci贸n. Esto no solo nos ayuda a generar un compromiso previo si no que tambi茅n nos permite ganar tiempo en la reuni贸n (sobre todo cuando es complicado encontrar espacio en las agendas de un gran n煤mero de personas al mismo tiempo) para que las dudas sean resueltas de manera previa y as铆 la conversaci贸n es m谩s fluida ya que existe un alineamiento, todos saben por qu茅 est谩n ah铆 y por qu茅 es importante su participaci贸n en este proceso. 

Tambi茅n es importante poder enviar informaci贸n una vez finalizada la reuni贸n o taller, puede ser una digitalizaci贸n de los resultados, una encuesta de feedback o alg煤n correo de contacto en caso de que alguna persona se haya quedado con alguna duda o alg煤n tema cr铆tico sin comentar.  

Finalmente, la tercera clave tiene que ver con 鈥淒ar vuelta el contenido鈥, s茅 creativo e intenta utilizar m茅todos as铆ncronos, identifica qu茅 informaci贸n puede ser discutida o entregada de manera as铆ncrona y qu茅 informaci贸n es necesaria discutirla de manera s铆ncrona. 

  1. S铆ncrono/Al mismo tiempo: este tipo de informaci贸n es ideal para crear interacci贸n y discusi贸n. Es necesario dejar un espacio para resolver la problem谩tica. 
  1. As铆ncrono/En cualquier minuto: ideal para presentaciones y compartir contenido, este contenido puede estar en l铆nea. Esta informaci贸n puede ser le铆da, vista y reflexionada en cualquier minuto previo a la reuni贸n.   

Ya finalizando este cap铆tulo, algo que recalcamos cuando hablamos de trabajo en remoto tiene que ver con demostrarle al equipo lo valioso que son para mi como l铆der o como pares de trabajo. 鈥淢ostrar aprecio puede elevar la moral. Pero m谩s importante, no demostrar aprecio puede disminuir la moral del equipo鈥, como ve铆amos al inicio de este cap铆tulo, una de las 5 claves de los equipos de alto rendimiento tiene que ver con la percepci贸n que los miembros de un equipo tienen sobre el impacto del trabajo que ellos realizan. 

Es por esto, que hoy m谩s que nunca las Retrospectivas toman un rol fundamental en medio de esta crisis, poder crear ese espacio de seguridad psicol贸gica donde cada miembro puede decir lo que siente y donde el equipo busca un plan de acci贸n para la b煤squeda de la mejora continua. Una herramienta que puedes utilizar para llevar tus Retrospectivas es 鈥淩etrium鈥, es bastante sencilla y cuentas con timer, una secci贸n de creaci贸n de planes de acci贸n y votaciones. 

Muchas gracias por visitarnos.

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