En busca de Business Agility fuera de TI: desafíos y recompensas

Este texto fue traducido por Inspirit, el articulo original lo encuentras en el blog de IC Agile: Pursuing Business Agility Outside of IT: Challenges and Rewards

En tecnología, la agilidad se trata de simplificar, encontrar el producto adecuado y construirlo de la manera más ágil y flexible posible.

Cuando hablamos de agilidad empresarial fuera de la tecnología, en los departamentos administrativos, nos referimos principalmente al riesgo y la dinámica humana. Nos preguntamos: "¿Qué tan ágiles podemos ser dadas las limitaciones que tenemos?"

En Riot Games, decidieron averiguarlo. El presidente quería que la organización absorbiera más riesgos para ser más égiles todavía. La forma de hacer esto era hacer que las funciones administrativas (RR. HH., legal y finanzas) comenzaran a asumir un poco más de riesgo en la forma en que operan. Esto requirió un cambio de mentalidad importante porque los departamentos como Recursos Humanos, Legal y Finanzas generalmente quieren minimizar el riesgo para la organización, no absorberlo.

Guías, barandillas y salvavidas

Comenzaron a usar una nueva terminología para categorizar las políticas y sistemas de recursos humanos, legales y financieros. Los llamaron guías barandillas y salvavidas. El objetivo era utilizar estos tres niveles para garantizar que las políticas de la organización brindaran a las personas la mayor libertad y flexibilidad posible.

Guías

Las Guías son recomendaciones que se espera las personas sigan. No se busca castigar a las personas se salen de las guías. Pero se monitorean todas las desviaciones e informan a la unidad de negocios correspondiente. Los líderes del departamento conocen mejor el contexto o la situación. Si ven que estas desviaciones de las guías están bien, entonces genial. Eso es empoderamiento.

Si existe un mayor riesgo para la organización, un problema de equidad o si es ilegal, entonces hablaremos sobre actualizar la medida de protección a una barandilla o salvavidas. Queremos tantas guías como sea posible y la menor cantidad de garantías necesarias.

Barandillas

Las barandillas son pólizas generales para las cuales existe cierta flexibilidad. Piense en ello como una barandilla en la carretera: le daremos espacio, pero también colocaremos barandillas para definir lo que es aceptable. Pueden existir excepciones, pero mas adelante se detallará.

Las baradillas son monitoreadas activamente. Si vemos desviaciones consistentes o injustificadas, entonces vamos a discutir las consecuencias. Porque, de nuevo, se está dirigiendo una organización. No se puede decir que todo es gratis para todos. Eso es caos. Además, todavía es necesario proteger la equidad y se debe cumplir con la ley.

Los Salvavidas

Las salvavidas son medidas de protección que se espera que todos sigan y están integradas en nuestros sistemas. Actúan como el convertidor catalítico de su automóvil o los frenos ABS; están integrados en el sistema. No tienes que pensar en ello porque está integrado.

En la practica

Este es un ejemplo de cómo podría verse una política de gastos en cada uno de estos tres niveles. Una guía de la política de gastos, que tendría la mayor agilidad, sería: "Gasta nuestro dinero como si fuera tu dinero". Se realizará un seguimiento de los gastos extravagantes; se le informará a los jefes de departamento sobre ellos. Pero es una guía.

Una barandilla sería: "Las comidas no deben costar más de $ 70. Para las comidas que superen ese límite, se realizará un seguimiento e informará". Para las personas que repetidamente gastan más del límite sin una buena razón, Se aplicará una consecuencia, tal vez para esas personas su política de gastos sea un salvavidas y no una barandilla. La salvaguarda solo es necesaria para unos pocos elegidos, en lugar de cambiar toda la política para todos.

En el nivel de salvavidas, la política de gastos sería: A todos se les reembolsa un máximo de $70. Está integrado en el sistema. Si gasta $ 100, solo se le reembolsarán $ 70. Debido a que esta protección está integrada, reduce la fricción, los gastos generales y el debate.

El objetivo es crear la menor cantidad de salvaguardas posible porque se quiere brindar agilidad, autonomía y empoderamiento a las personas en la organización.

Balanceando autonomía y riesgos

En cada oportunidad, el presidente ha enfatizado que quiere empezar todas las políticas como una guía. Al principio, la gente estaba preocupada. Pensaron que muchas pautas en realidad necesitaban ser barandillas. Pero el presidente insistió en que se sentaran y debatiéramos cualquier política que quisieran convertir en una barandillas. Quería que todos estuvieran seguros de que realmente necesitaba ser una barandilla porque elevarla a una barandilla reduciría la agilidad.

Llevó tiempo que la gente se convenciera porque la organización había operado durante años y años con un perfil de riesgo conservador. Ahora se quería que la mentalidad fuera, "Todo es un sí, excepto las cosas con una barandilla o salvavidas". Esta mentalidad es importante porque brinda a los empleados y al negocio el espacio y el apoyo necesarios para ganar con nuestros jugadores. Ese es el tipo de transformación en finanzas, legal y recursos humanos que se necesitaba.

Es muy importante que los líderes que buscan la agilidad empresarial se identifiquen con el tamaño del cambio de mentalidad. Su papel no es decirlo una vez, sino decirlo todos los días y todas las veces.

Tener a al presidente de la compañía como un gran defensor de esto, eso es lo que realmente comenzó a impulsar el cambio.

Comienza con el mindset

ICAgile siempre ha hablado primero de cambiar la mentalidad de las personas, incluso dentro de la tecnología. Pero dentro de la tecnología, puede salirse con la suya comenzando con los eventos y procesos, y esperando que los cambios de mentalidad lleguen más tarde.

Sin embargo, fuera de la tecnología, se debe comenzar con la mentalidad. ¿Por qué? Porque no estamos hablando de cómo trabaja la gente, estamos hablando del trabajo que produce la gente. Necesita que la gente de recursos humanos piense desde un punto de vista totalmente diferente. En lugar de proteger a la organización, deben pensar en cómo habilitar la agilidad, la flexibilidad y la resiliencia en la organización.

Por ejemplo, la agilidad en recursos humanos no se trata de que el equipo de recursos humanos trabaje en iteraciones de dos semanas o cree retrasos. En cambio, se trata de cómo el equipo de recursos humanos habilita la agilidad dentro de toda la organización. ¿Cómo establece RR. HH. reglas, regulaciones, arquitectura de trabajo y sistemas de recompensa que respaldan la agilidad?

Los desafíos y las recompensas de la agilidad fuera de TI

La agilidad fuera de TI es muy difícil porque es intangible. Si se trata de algo tangible, nosotros, como humanos, podemos ponerlo en una caja y darle un nombre. Podemos decir: "Construya esta herramienta, implemente esta cosa y listo". Pero fuera de TI, la agilidad se trata de cambiar la forma de pensar de las personas, cambiar los comportamientos y cambiar las creencias.

¿Cómo haces eso? Se necesita mucho tiempo, paciencia, aprendizaje y entrenamiento.

Cuando el back office permite la agilidad en la organización, las personas pueden sentirlo. Sienten la libertad y la flexibilidad, y piensan: "Está bien, la organización me respalda, así que puedo ofrecer valor al cliente".

Estas organizaciones también pueden cambiar rápidamente porque han creado sistemas más resistentes. Anticipan el cambio y cuando tienen que hacer cambios, se rompen menos cosas. Las operaciones son más fluidas y efectivas. Existe una cultura de empoderamiento, creatividad y colaboración que permite a la organización adaptarse al cambio, superar desafíos y brindar más valor al cliente.